CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH TRONG TỔ CHỨC GIÁO HỘI
Gồm bốn chức năng chính: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. Cả bốn chức năng này chi phối và tác động lên mọi hoạt động của toàn thể các thành viên Giáo hội, khái quát như sau:
Chức năng hoạch định
Giáo hội Phật giáo Việt Nam (GHPGVN) từ khi ra đời đã rất chú trọng đến chức năng hoạch định và điều này đã được thể hiện bao quát trong Hiến chương (bản tu chỉnh lần thứ 6), cụ thể trong chương II, điều 6 ghi rõ: “Mục đích của Giáo hội Phật giáo Việt Nam là hoằng dương Phật pháp, phát triển Giáo hội Phật giáo Việt Nam trong nước và ở nước ngoài, tham gia xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, phục vụ dân tộc, góp phần xây dựng hòa bình, an lạc cho thế giới” và trong chương III ở điều 10: “Giáo hội Phật giáo Việt Nam hoạt động theo nguyên tắc lấy Đạo pháp làm mục tiêu tối cao, Tăng Ni, Cư sĩ Phật tử làm trung tâm; các thành viên tham gia tự nguyện, đoàn kết, hòa hợp, kính ngưỡng, phụng hành Giáo pháp, Giới luật và tuân thủ Pháp luật Nhà nước”. Qua đó cho thấy, Hội đồng Trị sự rất xem trọng chức năng hoạch định vì nó đem lại cho Giáo hội bốn tác dụng: Có kế hoạch hóa giải các nguy cơ và khó khăn thách thức; nhận diện những điều kiện thuận lợi để hướng đến tương lai; chủ động triển khai các chương trình hành động một cách kịp thời; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra hoạt động của Giáo hội được dễ dàng, thuận lợi.
Để việc hướng đến mục tiêu một cách chuẩn xác, Hội đồng Trị sự đã chia mục tiêu của Giáo hội ra nhiều loại dựa trên những căn cứ khác nhau, tiêu biểu như:
* Căn cứ vào thời gian: Mục tiêu không giới hạn thời gian được thể hiện qua toàn bộ nội dung của Hiến chương; mục tiêu dài hạn có thời gian 5 năm được xác định bằng kế hoạch, chương trình hoạt động cho một nhiệm kỳ Phật sự kéo dài trong thời gian 5 năm và báo cáo những thành quả trước Đại hội Phật giáo toàn quốc. Mục tiêu ngắn hạn có thời gian 1 năm xác định bằng kế hoạch, chương trình hoạt động và báo cáo kết quả trước các kỳ họp tổng kết công tác Phật sự hằng năm của Hội đồng Trị sự GHPGVN và Ban Trị sự Giáo hội các cấp.
* Căn cứ vào tính chất của mục tiêu: Mục tiêu đào tạo nguồn nhân sự, mục tiêu phát triển môi trường giáo dục, mục tiêu giữ vững kỷ cương ổn định tổ chức, mục tiêu xây dựng và phát triển cơ sở của Giáo hội tại nước ngoài,… Từ việc căn cứ vào tính chất của từng mục tiêu mà Hội đồng Trị sự sẽ thiết lập nên những kế hoạch tương xứng.
* Căn cứ theo cấp độ quản lý: Mục tiêu của Hội đồng Trị sự, mục tiêu của Ban Trị sự Giáo hội các cấp, mục tiêu của các Ban, Viện trực thuộc, mục tiêu của từng bộ phận chức năng và của các thành viên trong tổ chức Giáo hội.
* Căn cứ vào bản chất: Đó là căn cứ vào bản chất của từng mục tiêu như: mục tiêu giáo dục, mục tiêu xã hội hay các mục tiêu cho các lĩnh vực khác,…
Về hoạch định chiến lược, Hội đồng Trị sự, ngay khi vừa ra đời đã hoạch định ngay một kế hoạch mang tính chiến lược lâu dài, đó chính là Hiến chương GHPGVN. Tiếp đó là kiện toàn tổ chức và ban hành các văn bản quy định, điều luật để Giáo hội các cấp y cứ thừa hành. Việc lập kế hoạch tổng thể, định hướng cho toàn bộ hoạt động của Giáo hội trong dài hạn được gọi là hoạch định chiến lược, liên quan chặt chẽ đến việc xác định những mục tiêu dài hạn, bao quát toàn bộ tổ chức và chiến lược hành động để thực hiện mục tiêu chung của Giáo hội.
* Chiến lược ổn định: Chiến lược ổn định không có những thay đổi hoặc có thay đổi nhưng không đáng kể trong cơ cấu nhân sự của toàn bộ hệ thống Giáo hội, chẳng hạn duy trì nguồn nhân sự đã suy cử, giữ nguyên khung sườn cơ cấu tổ chức của Giáo hội, những nội dung trong các điều, khoản quan trọng cơ bản của Hiến chương Giáo hội và các nội dung cần thiết trong các quy chế, giữ nguyên hiệu lực của các quyết định đã ban hành trước đây,…
* Chiến lược phát triển: Chiến lược phát triển là hướng đến sự phát triển trong tương lai gần, chẳng hạn như: đào tạo nguồn nhân sự kế thừa, cải cách các thủ tục hành chánh, cải cách phương thức làm việc khoa học hiện đại, cơ cấu nhân sự hợp với tình trạng sức khỏe, tuổi tác, năng lực, tâm huyết cống hiến cho sự nghiệp phát triển Giáo hội, nâng cao chất lượng công việc và hiệu quả công tác Phật sự, tăng cường phối hợp với các cấp Giáo hội, các Ban, Viện để công tác Phật sự hanh thông và hiệu quả, ban hành các quy chế thích ứng với hoàn cảnh và xu hướng phát triển của Giáo hội,…
Chức năng tổ chức:
Trong Quản trị hành chánh, GHPGVN rất chú trọng đến công tác tổ chức, thể hiện sinh động trong toàn bộ nội dung Hiến chương, cụ thể nhất là chương X (Tự viện và thành phần), điều 57: “Đơn vị cơ sở của Giáo hội Phật giáo Việt Nam là Chùa, Tổ đình, Tịnh xá, Thiền viện, Tu viện, Tịnh viện, Tịnh thất, Niệm Phật đường (gọi chung là Tự viện) dưới sự quản lý của các cấp Giáo hội”, hoặc Điều 57: “Thành viên Giáo hội Phật giáo Việt Nam gồm thành phần Giáo phẩm và đại chúng theo quy định Nội quy Tăng sự”; và điều 61: “Ban Thường trực Hội đồng Trị sự Giáo hội Phật giáo Việt Nam sẽ quy định cụ thể trong Nội quy Ban Tăng sự và Nội quy Ban Hướng dẫn Phật tử Trung ương để hướng dẫn chi tiết về quản lý tự viện, sinh hoạt của Tăng Ni và tín đồ Cư sĩ Phật tử”,… Qua đó cho thấy, chức năng tổ chức đóng một vai trò then chốt trong toàn bộ quy trình Quản trị hành chánh Giáo hội, nên đòi hỏi cần phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản như sau: Nguyên tắc thống nhất chỉ huy (mỗi người thừa hành chỉ có một lãnh đạo cấp trên trực tiếp của mình và chỉ báo cáo, nhận lệnh của người đó); nguyên tắc gắn liền với mục tiêu (bộ máy tổ chức chỉ được xây dựng khi có mục tiêu và nhiệm vụ); nguyên tắc hiệu quả (bộ máy phải có kết quả hoạt động cao nhất); nguyên tắc cân đối (bộ phận xây dựng phải cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, đồng thời phải cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận và nhân sự trong tổ chức Giáo hội); nguyên tắc linh hoạt (tổ chức phải thích nghi, đáp ứng được những diễn biến nội bộ Giáo hội và những biến động của môi trường bên ngoài).
Chức năng điều hành:
Đây là quá trình chỉ huy con người và điều hành công việc của Hội đồng Trị sự để guồng máy Giáo hội vận hành theo quỹ đạo, nhằm hoàn thành tốt nhất các mục tiêu. Trong chương V (Hội đồng Trị sự), điều 19 Hiến chương (bản tu chỉnh lần thứ 6) ghi rõ: “Hội đồng Trị sự là cơ quan điều hành, quản lý hành chính cao nhất của Giáo hội Phật giáo Việt Nam về mọi mặt hoạt động giữa hai nhiệm kỳ…”.
Chức năng kiểm soát:
Trong Quản trị hành chánh Giáo hội, chức năng kiểm soát được thể hiện trong các điều, khoản của Hiến chương, như trong chương VI (GHPGVN cấp tỉnh, thành), ở điều 32: “Ban Trị sự cấp tỉnh có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Tổ chức, triển khai, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình hoạt động Phật sự toàn nhiệm kỳ, chương trình hoạt động Phật sự hằng năm, chương trình chuyên biệt và những sự kiện trọng đại của Giáo hội tại địa phương. Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, quản lý, điều hành các mặt công tác Phật sự của các Ban trực thuộc Ban Trị sự cấp tỉnh, Ban Trị sự cấp huyện và các thành viên của Giáo hội Phật giáo Việt Nam tại địa phương. Đối với các vấn đề không xử lý được, Ban Thường trực Ban Trị sự cấp tỉnh đệ trình lên Ban Thường trực Hội đồng Trị sự hoặc các Ban, Viện Trung ương để được hướng dẫn giải quyết…”, hay trong chương VII, điều 40: “Ban Trị sự cấp huyện có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức triển khai, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình hoạt động Phật sự toàn nhiệm kỳ, chương trình hoạt động Phật sự hằng năm, chương trình chuyên biệt và những sự kiện trọng đại tại địa phương; kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, quản lý, điều hành các mặt công tác Phật sự của các thành viên Giáo hội Phật giáo Việt Nam tại địa phương. Đối với những vấn đề không xử lý được, Thường trực Ban Trị sự cấp huyện đệ trình lên Ban thường trực Ban Trị sự cấp tỉnh, các Ban chuyên ngành cấp tỉnh hoặc Ban, Viện Trung ương hướng dẫn giải quyết”…
Trong các chức năng của Quản trị hành chánh Giáo hội, chức năng kiểm soát vừa mang tính xác định mức độ thành công của công việc, vừa mang tính hệ thống thông tin phản hồi giúp cho quá trình Quản trị hành chánh trong tổ chức được hoàn thiện. Song, trong quá trình Quản trị hành chánh trong tổ chức GHPGVN, chức năng kiểm soát thiên về tinh thần đôn đốc, nhắc nhỡ và đánh giá hiệu quả công tác Phật sự. Đây là quá trình đánh giá, phân tích, xác định thành quả đạt được trên thực tế so với kế hoạch đã định, nhằm phát hiện những vấn đề chưa hoàn thiện và nguyên nhân gây nên.
* Quản trị hành chánh văn phòng: Quản trị hành chánh văn phòng và công tác của bộ phận văn phòng Giáo hội đóng một vai trò rất quan trọng. Đây là cầu nối chuyển tải thông điệp và mệnh lệnh chỉ đạo của Hội đồng Trị sự thông qua các văn bản quy phạm của Hội đồng Trị sự đến Ban Trị sự Giáo hội các cấp và các Ban, Viện.
(Ảnh: Đăng Huy)
Cơ cấu nhân sự văn phòng Trung ương Giáo hội:
Cơ cấu này Ban Thường trực Hội đồng Trị sự GHPGVN bổ nhiệm và Chủ tịch Hội đồng Trị sự Giáo hội phê chuẩn. Ở điều 6, Quy chế hoạt động của Ban Thường trực Hội đồng Trị sự Giáo hội, nhiệm kỳ VIII (2017-2022) ghi rõ: “Ban Thường trực Hội đồng Trị sự Giáo hội Phật giáo Việt Nam có 02 văn phòng: Văn phòng Trung ương (gọi tắt là Văn phòng 1) đặt tại Trụ sở Giáo hội Phật giáo Việt Nam, chùa Quán Sứ, số 73 Phố Quán Sứ, phường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội; Văn phòng 1 có trách nhiệm điều hành hoạt động Phật sự của Giáo hội ở các tỉnh khu vực phía Bắc (từ Quảng Bình trở ra)”; “Văn phòng Thường trực Trung ương tại TP. Hồ Chí Minh (gọi tắt là Văn phòng 2) đặt tại Thiền viện Quảng Đức, số 294 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, phường 8, quận 3, TP. Hồ Chí Minh; Văn phòng 2 có trách nhiệm điều hành hoạt động Phật sự của Giáo hội ở các tỉnh khu vực phía Nam (từ Quảng Trị trở vào)…”.
Theo Điều 12 của Quy chế hoạt động của Ban Thường trực Hội đồng Trị sự GHPGVN, nhiệm kỳ VIII (2017 – 2022), cơ cấu nhân sự của Văn phòng Trung ương gồm: 02 Phó Tổng Thư ký Hội đồng Trị sự kiêm Chánh Văn phòng Trung ương Giáo hội Phật giáo Việt Nam, có nhiệm vụ điều hành hoạt động của Văn phòng Giáo hội; điều hành tổng quát các hoạt động của 02 Văn phòng và các bộ phận chuyên trách; theo dõi các hoạt động Phật sự chuyên ngành của Giáo hội cũng như một số công tác hành chánh có liên quan khi được Ban Thường trực Hội đồng Trị sự phân công; tổ chức việc tiếp nhận, phân phối và lưu trữ công văn, quản lý con dấu, soạn thảo văn thư, chịu trách nhiệm về các tư liệu thuộc Văn phòng và đề xuất thành lập các tổ chuyên trách hoặc nhân viên để phục vụ cho công tác hoạt động của Văn phòng,… Thành phần nhân sự chủ yếu của 02 Văn phòng Trung ương Giáo hội gồm: 02 vị Phó Tổng Thư ký Hội đồng Trị sự giữ chức vụ Chánh Văn phòng và các nhân viên phụ trách các phần việc đều do Ban Thường trực Hội đồng Trị sự phân công bố trí hoặc do Chánh Văn phòng đề xuất thành phần nhân sự lên Ban Thường trực Hội đồng Trị sự phê chuẩn…
Chức năng văn phòng:
Ở điều 12, Quy chế hoạt động của Ban Thường trực Hội đồng Trị sự GHPGVN, nhiệm kỳ VIII (2017-2022) thì nhiệm vụ và chức năng của các Chánh Văn phòng được ghi như sau: “…Điều hành hoạt động của Văn phòng Giáo hội; điều hành tổng quát các hoạt động của 02 Văn phòng và các bộ phận chuyên trách; theo dõi các hoạt động Phật sự chuyên ngành của Giáo hội cũng như một số công tác hành chánh có liên quan khi được Ban Thường trực Hội đồng Trị sự phân công; tổ chức việc tiếp nhận, phân phối và lưu trữ công văn, quản lý con dấu, soạn thảo văn thư, chịu trách nhiệm về các tư liệu thuộc Văn phòng”. Với những nhiệm vụ đã xác định như trên và những công việc đã phát sinh trong thực tế công tác thì văn phòng có một số chức năng như: chức năng tham mưu, chức năng tổng hợp, chức năng hậu cần và chức năng quản lý. Ngoài ra, công tác văn phòng còn bao gồm một số công việc theo chức năng và trách nhiệm của bộ phận văn phòng, chẳng hạn như: công tác hội họp, công tác văn thư, công tác quản lý hồ sơ, công tác nghi lễ tiếp tân,… Thật ra, nội hàm Quản trị hành chánh trong tổ chức Giáo hội vốn gồm các truyền thống của ngành Quản trị hành chánh nói chung và tính đặc thù của Quản trị hành chánh Giáo hội nói riêng, do đó nó còn dung chứa nhiều yếu tố quan trọng khác cấu thành.
TẠM KẾT
Nói đến Quản trị hành chánh trong tổ chức GHPGVN, tức là nói đến chiến lược phát triển bền vững được thực thi bởi bộ máy điều hành trí tuệ của chư Tôn đức lãnh đạo Hội đồng Trị sự Trung ương trên nền tảng Hiến chương và hệ thống văn bản hành chánh quy phạm cùng với vai trò và chức năng Quản trị hành chánh mang tính đặc thù của GHPGVN. Hiến chương chính là cương lĩnh, là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của Giáo hội, là nền tảng căn cơ để hình thành nên khung pháp lý phục vụ hoạt động Quản trị hành chánh trong tổ chức GHPGVN, nhất là qua mỗi kỳ Đại hội Phật giáo toàn quốc, đã được tu chỉnh và bổ sung nhằm thích ứng hoàn cảnh, yêu cầu phát triển của Phật giáo nước nhà qua mỗi giai đoạn, phản ảnh sự nhạy bén trí tuệ của chư Tôn đức lãnh đạo, nói lên sự không ngừng lớn mạnh của GHPGVN trong quá trình hội nhập vào dòng chảy thời đại.
Những thành tựu khả quan trên chặng đường lịch sử 40 năm ổn định, hình thành và phát triển của GHPGVN đã cho chúng ta niềm tin tuyệt đối vào sự lãnh đạo, tổ chức, điều hành của chư Tôn đức Hội đồng Trị sự, cũng nhờ tâm huyết và trí tuệ của chư Tôn đức lãnh đạo Giáo hội qua các thời kỳ. Giáo hội đã hoàn mãn các mục tiêu đề ra trong công tác Phật sự, đồng thời gặp nhiều thuận lợi trong quá trình tương tác, hòa nhập vào đời sống xã hội trên tinh thần thượng tôn pháp luật và thỏa mãn tốt các yêu cầu của xã hội trong thời đại mới. Đặc biệt, chiến lược hướng đến sự nghiệp phát triển bền vững, với phương châm: “Trí tuệ – Kỷ cương – Hội nhập – Phát triển” được Đại hội Đại biểu Phật giáo toàn quốc lần thứ VIII đề ra, đã nói lên tầm nhìn trí tuệ, với một tư thế và định hướng mới. Đó là hội nhập trên nền tảng trí tuệ và kỷ cương để phát triển bền vững.
Đạo Phật luôn hướng đến sự giác ngộ, giải thoát, lấy trí tuệ làm sự nghiệp, lấy từ bi làm hành trang phổ độ, cho nên mục tiêu chủ yếu vẫn là giúp cho mọi thành viên Giáo hội và quần chúng Phật tử thuận lợi tu hành, góp phần công sức trí tuệ phụng sự nhân sinh. Muốn đạt được mục tiêu cao cả này, vấn đề Giới luật luôn là nền tảng cho mọi hoạt động, như trong Lời nói đầu của Hiến chương đã khẳng định: “Giáo hội Phật giáo Việt Nam hoạt động theo phương châm: “Đạo pháp – Dân tộc – Chủ nghĩa xã hội”, trên cơ sở kính ngưỡng, phụng hành Giáo pháp, Giới luật Phật chế…”; hay trong chương II (Mục đích – Thành phần), ở điều 7: “Giáo hội Phật giáo Việt Nam hoạt động theo đúng Giáo pháp, Giáo luật Phật chế…” và chương III (Nguyên tắc hoạt động và hệ thống tổ chức) ở điều 10: “Giáo hội Phật giáo Việt Nam hoạt động theo nguyên tắc lấy Đạo pháp làm mục tiêu tối cao, Tăng Ni, Cư sĩ Phật tử làm trung tâm; các thành viên tham gia tự nguyện, đoàn kết, hòa hợp, kính ngưỡng, phụng hành Giáo pháp, Giới luật và tuân thủ Pháp luật Nhà nước”,… Qua đó, cho thấy tầm quan trọng cực kỳ của Giới luật và khuôn phép kỷ cương của Giáo hội luôn trở thành nguyên lý bất di bất dịch trong suốt quá trình vận hành guồng máy Quản trị hành chánh trong tổ chức GHPGVN. Đây cũng chính là nét đặc thù không lẫn lộn với bất kỳ hình thái Quản trị hành chánh nào trên đời sống thế gian.
HT. Thích Huệ Thông
Chú thích:
* HT. Thích Huệ Thông: Phó Tổng Thư ký HĐTS, Chánh Văn phòng II TW, Trưởng Ban Trị sự GHPGVN tỉnh Bình Dương.